Une intégration réussie, c’est rendre ta nouvelle recrue opérationnelle plus rapidement, gagner du temps sur la formation en continu et diminuer les risques de rupture de période d’essai. Contrairement à ce que l’on croit, un “onboarding” ne dure pas 1 journée, ni 1 semaine… mais plusieurs semaines en fonction du niveau de séniorité de ta recrue !

Avant son arrivée

Ressources humaines

  • Rédige une fiche personnelle qui récapitulera ses missions et objectifs : Template fiche collaborateur.
  • Définis ses objectifs à 1 mois, 3 mois et 6 mois.
  • Définis ses lectures pour les premiers jours.
  • Organise son planning d’onboarding.
  • Dans l’idéal, fais un plan de formation sur les 3 premiers mois.

Communication et équipe

Dès que la personne confirme sa venue, communique la bonne nouvelle à ton équipe en reprécisant les missions sur lesquelles elle sera amenée à travailler. Partage ton bonheur d’avoir cette nouvelle recrue talentueuse dans l’équipe !

Réserve aussi un créneau petit-déjeuner, déjeuner ou verre avec toute l’équipe le jour de son arrivée. En fonction de votre culture, tu peux organiser un jeu où chacun et chacune dévoile une anecdote rigolote, un pouvoir insoupçonné… quelque chose de “non-pro” qui permettra de faire connaissance sous un angle original !

Planifie des temps de rencontre avec tous les membres de l’équipe et avec au moins 1 membre des autres équipes de ta structure. Aies également le réflexe de mettre la personne dans les invitations pour toutes les réunions qui la concerneront à partir de son arrivée.

Chez makesense, on organise, dans les premiers jours de la personne, plusieurs cafés de 30 minutes avec des personnes clés, pour que la nouvelle recrue ait un temps de qualité avec chacune d’entre elles, comprenne dans les grandes lignes leurs missions, leurs enjeux, et les sujets sur lesquels ils vont être amenés à travailler ensemble !

Logistique

  • Vérifie que tout est prêt d’un point de vue administratif : contrat, mutuelle, ticket restos, etc.
  • Vérifie que tout est prêt d’un point de vue logistique : ordinateur/téléphone, adresse mail, accès à tous les outils, mots de passe, poste de travail.

🌟 La bonne pratique makesense.

10 jours avant l’arrivée de la personne, envoie-lui un mail de bienvenue sur son adresse personnelle lui précisant :

  • La date et l’heure à laquelle on l’attend. Privilégie les accueils à partir de 09h30/ 10h00 : c’est plus agréable d’être accueilli par une équipe disponible que par des personnes qui sont encore en train d’arriver/ d’allumer leur pc !
  • L’adresse, les codes de l’immeuble, l’étage : tous les détails qui lui permettront de te trouver facilement.
  • Le déroulé de sa première journée dans les grandes lignes, notamment un déjeuner à l’extérieur est prévu ou si la personne doit apporter son repas.
  • Lui redire à quel point tu as hâte qu’il ou elle arrive ! 🤗

À son arrivée

A avoir en tête : les premiers jours sont clés pour toi comme pour la nouvelle recrue. Et il n’y a pas d’autres solutions que d’y passer du temps… c’est un investissement pour la suite ! Prévoies donc de te rendre très disponible pour la 1ère semaine de ta nouvelle recrue, mais également dans les semaines qui suivent.

La première journée

L’objectif de la première journée est que ta nouvelle recrue se sente bien accueillie, qu’elle se sente à l’aise dans son environnement, et qu’elle ait envie de revenir le lendemain !

Fais attention à ne pas surcharger la nouvelle recrue d’informations (espace les sujets pour lui laisser le temps de se les approprier !) et à ne pas la laisser trop seule (rien de pire que de rentrer d’une première journée durant laquelle on a passé notre journée à lire des docs).

Les impondérables d’un onboarding réussi :

  • Petit déjeuner, déjeuner ou verre d’accueil avec l’équipe.
  • Présentation des missions et des objectifs dans les semaines et mois à venir.
  • Présentation de l’histoire, la culture, la vision de l’organisation et la feuille de route (bien montrer comment le poste s’intègre dans la stratégie et les enjeux actuels).
  • Présentation et mise en place des outils.
  • Présentation de l’équipe, du fonctionnement de l’équipe, de l’organigramme, des rituels et de la communication (canaux, comment et à qui demander de l’aide ou des retours).
  • Présentation du cadre de travail et de la manière dont tu souhaites travailler avec elle. Explicite le cadre de travail (autant les règles que ce à quoi elle a le droit) et prends un temps pour présenter ton fonctionnement et comprendre le sien pour bien travailler ensemble ensuite. Chez makesense on aime bien faire un Tékimoi🧐.
  • Cale des temps ensemble réguliers dans l’agenda.
  • Laisse-lui des temps de lecture ou des missions très simples pour qu’elle se familiarise avec l’écosystème.
  • Fais un point à la fin de la journée pour savoir comment ça s’est passé et répondre à ses questions

Exemple d’une journée type d’onboarding chez makesense :

  • 10h00-11h00 : Café d’accueil avec l’équipe, icebreaker pour créer du lien.
  • 11h00-12h00 : Échange avec son manager pour relire la fiche de missions, présenter les objectifs des jours et semaines à venir. Remise d’un organigramme.
  • 12h00-14h00 : Déjeuner d’équipe.
  • 14h00-15h00 : Tékimoi.
  • 15h00-16h00 : Expliquer le fonctionnement de l’équipe, la communication (quels canaux / comment demander de l’aide, demander des retours, feedback) et présenter les rituels.
  • 16h00-16h30 : Café 1to1 avec 1 personne de l’équipe.
  • 16h30-17h00 : Remise du matériel (ordi/ téléphone/…) et point admin.

Oui, on fait des journées volontairement plus courtes au début, car arriver dans un nouvel environnement professionnel demande beaucoup d’énergie… Que va piano va sano !

La première semaine

L’objectif de la première semaine est de faire grossir le sentiment capacitaire et d’autonomie de ta nouvelle recrue.

  • Prévois une série de petites tâches à exercer la première semaine pour qu’elle puisse gagner en confiance
  • Laisse-lui des temps de lecture pour lui permettre de s’approprier l’écosystème et ses missions à son rythme.
  • Cale des temps individuels avec les personnes de l’équipe avec lesquelles elle sera amenée à travailler au quotidien.
  • Revois avec elle ses objectifs à 1 semaine, 1 mois et 3 mois.

Le premier mois

L’objectif du premier mois est d’être le plus vite possible opérationnelle et autonome sur ses missions.

  • Fais-la monter en autonomie sur certains sujets : demande-lui une analyse d’un document, de challenger un process établi, fais-lui tester un outil que vous souhaitez utiliser dans l’entreprise.
  • Veille à ce qu’elle commence à participer activement aux réunions d’équipe, qu’elle pose des questions pour mieux comprendre, qu’elle donne son avis sur certains sujets.
  • Cale des cafés avec 1 personne de chaque équipe de ta structure, afin qu’elle comprenne les missions de chaque équipe, et qu’elle soit connue de toute la boîte.
  • Veille à ce que l’équipe / les autres équipes lui proposent de participer aux temps offs qui sont organisés (déjeuners, apéros,…).

Fais un point pour lui demander un rapport d’étonnement, vérifie que ses missions lui conviennent et qu’elle est bien équipée.

Exemples de questions que tu peux lui demander de préparer en amont :

  • Comment tu te sens dans l’organisation / ce que tu aimes / ce que tu aimes moins ou qui te met moins à l’aise ?
  • Comment tu te sens dans l’équipe / ce que tu aimes / ce que tu aimes moins ?
  • Missions : ce que tu aimes / aimes moins – ce qui est simple pour toi / plus difficile ?
  • Tes envies de montée en compétences ou de missions futures ?
  • Qu’est-ce que tu penses de notre relation / de notre façon de travailler ensemble / as-tu d’autres retours pour moi?

Une intégration réussie

✅ Une intégration est effectivement réussie si :

  • La nouvelle recrue se sent attendue et la bienvenue. On a pris le temps de soigner son arrivée.
  • Elle a progressivement rencontré différentes personnes dans des cadres informels, avec qui elle a pu créer un lien humain.
  • Elle se projette dans les équipes, dans l’organisation qu’elle découvre et elle veut contribuer à cette nouvelle aventure professionnelle.
  • On aime et on marque le coup : mine de rien, on célèbre l’arrivée d’une nouvelle personne et la possibilité d’agrandir son équipe pour mener des challenges.

💖 Une intégration réussie est une affaire collective puisque la culture d’entreprise, ce sont les salarié·es qui la font et l’incarnent 💖

Attention, tout cela fonctionne chez makesense car cela correspond à notre culture, mais c’est un processus que nous avons mis du temps à construire et que nous continuons à améliorer. Ce parcours d’onboarding peut ne pas vous correspondre : prends le temps de te demander quels types de profils tu veux attirer et ce que veut ta cible.

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Cette ressource est publiée dans le dossier « Assurer ses premiers recrutements ». Découvre les autres chapitres : 

– CDI/CDD/Freelance, quels coûts et conditions ?
– Stage ou alternance, quels coûts, intérêts et conditions ?
– L’onboarding
– Rédiger une bonne fiche de poste
– Mettre en place un process de recrutement efficace

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