Chacune, chacun est différent, et doit trouver ses propres routines et bonnes pratiques pour avoir une organisation de feu. Cela demande un peu de rigueur et de remise en question, mais une fois que le processus est enclenché, tu devrais vite ressentir plus de plaisir et d’énergie au quotidien !
Définis ta feuille de route et tes priorités quotidiennes
Ça peut paraître évident et pourtant beaucoup d’entrepreneurs et entrepreneuses ne prennent pas le temps de définir leurs priorités d’action avec une roadmap claire sur les prochains mois. Ou alors ils la créent et ne la font pas évoluer. Résultat : la roadmap devient obsolète au bout de quelques mois.
Les bonnes pratiques : fixe ta vision sur les prochains mois, tes axes prioritaires et des objectifs clairs associés. Fais évoluer ta feuille de route en continue. Reprends tes objectifs chaque début de mois et fais les évoluer.
Reprends la main sur ton agenda
Il arrive souvent de se laisser porter par son agenda et très rapidement, de finir une semaine en ayant été très occupé·e sans avoir avancé sur son projet coeur. Tu sais, cette impression d’avoir couru partout mais de ne pas savoir précisément ce qu’on a fait de la semaine… Cela tient au fait qu’on organise mal sa semaine et qu’on « subit » son agenda plus qu’on ne l’organise de manière stratégique.
Voici quelques bonnes pratiques pour éviter de passer 35h à ne pas avancer.
- Regarde régulièrement ton agenda des deux mois à venir et assure-toi que 80% de tes RDVs et réunions sont 100% utiles à ton coeur-métier. Sinon, supprime-les !
- Questionne-toi sur l’utilité de ta participation aux groupes de travail, réunions etc. Parfois on a été utile au début, mais il faut savoir se retirer avec panache.
- Pas besoin que tous les fondateur·rices ou associé·es soient à toutes les réunions de construction ou avec les clients – fixez des “ownership” et ne participe qu’aux réunions où tu es “owner”.
- Quand on se lance sur un projet on peut être vite pris·e par un sentiment de FOMO (fear of missing out). Pose-toi la question si la réunion/l’événement répond réellement à une priorité opérationnelle pour toi. Si ce n’est pas le cas, n’y vas pas, tu pourras toujours traiter le sujet plus tard.
- Est-ce que ton agenda te laisse suffisamment de créneaux de « production » pour pouvoir avancer sur tes sujets ? Est-ce que ces créneaux sont cohérents avec tes priorités ? Tu vois que très souvent, on ne consacre pas assez de temps à ce qui est prioritaire.
- Cale des créneaux fixes pour traiter tes petites tâches et tes mails/Slack. Pas plus de deux fois par jour !
- Reprends ton agenda chaque semaine pour y caler tes priorités.
La bonne pratique : ce n’est pas parce que c’est important/urgent pour quelqu’un que ça l’est pour toi, apprends à dire non !
Organise tes journées pour plus de productivité
Respecte ton “flow”
Nous fonctionnons tous différemment, et selon nos habitudes, nous sommes plus ou moins efficaces/énergiques à différents moments de la journée. Si tu connais ton « flow » (= contexte favorisant ta productivité), alors tu peux organiser tes journées en fonction. Souvent, la zone de “flow” c’est le matin en arrivant.
Les règles à respecter (dans la mesure du possible) pour une journée parfaite : Cale-toi les créneaux de production dans ta zone de « flow ». Caler tes RDVs, réunions, points de discussion hors de ta zone de « flow » (la discussion te tient éveillé·e et attentif·ve). Ajoute un « ne pas déranger » pendant ta zone de “flow”. Ne regarde pas tes notifications et ne réponds pas aux questions des personnes de ton équipe.
Ne passe pas trop de temps avec ton équipe
Si tu es manager, fixe des priorités à ton équipe. Cale-toi des créneaux pour manager (max 2 fois par semaine) et demande à ce que l’on ne te dérange pas en-dehors.
Une bonne pratique à transmettre aux membres les plus juniors de ton équipe juniors : « Si vous avez besoin de moi : listez vos questions + commencez à chercher vous même (car ils auront d’abord le réflexe de venir te voir car tu as le « savoir » mais il faut aussi qu’ils apprennent à chercher sans toi) + si vous avez absolument besoin de moi, attendez notre point. Si c’est urgent et que ça ne peut pas attendre notre prochain point , envoyez moi vos questions par écrit et je vous répondrai dans la journée. Si c’est bloquant, vous pouvez venir me déranger. »
Attention, recruter est parfois la fausse bonne idée. N’embauche pas un stagiaire pour les tâches que tu ne veux pas faire, que tu ne sais pas faire. On recrute un stagiaire pour déléguer une tâche qu’on maitrise déjà ! Ne sous-estime pas le temps de management : tu recrutes un stagiaire quand le sujet à déléguer dépasse le temps de management d’un stagiaire.
Les bonnes pratiques d’un matin malin
Ne commence jamais ta journée en ouvrant tes mails. Sinon, tu gères les urgences des autres, pas les tiennes. Liste les deux tâches prioritaires de ta journée et commence par ça ! Avant midi, tu auras déjà fait le gros de ta journée, ce qui donne un sentiment d’efficacité maximum. Quand il y a un truc que tu n’as pas du tout envie de faire mais que tu dois le faire : fais-le en premier et fais ensuite en deuxième un truc qui te motive vraiment.
N’hésite pas à changer de lieux pour faire les tâches qui te demandent beaucoup d’énergie. Évite les réunions internes ou externes, ou tu seras épuisé·e de ta journée avant même de la commencer.
Les bonnes pratiques d’une session de travail productive
Cela peut te prendre 30 minutes pour être au max de tes capacités cognitives. Pour être dans un moment de concentration profonde, il faut être dans un environnement adéquat, se fixer des règles (couper tes notifications et demander à ne pas être dérangé·e) et prévoir les supports nécessaires pour se sentir bien (tisane, musique, etc.).
Récupère les infos en amont : assure-toi que tu as toutes les infos nécessaires avant de commencer. Calibre bien la durée de la session. Sois honnête sur le temps à passer mais ne te donne pas trop de temps non plus (Loi de Parkinson : plus on a du temps pour réaliser une tâche plus cette tâche prend du temps). Ne travaille pas toujours tout seul·e : la créativité et les grandes idées viennent souvent quand on est plusieurs dessus !
Optimise ton temps
Une fois que ta feuille de route et ton agenda sont clean et optimaux pour atteindre tes objectifs, il te reste encore quelques leviers à actionner pour faire « plus » en « moins » de temps.
Les bons gestes à adopter pour ne pas perdre de temps
Coupe toutes tes notifications ordi/téléphone (mails, rappels, etc.). Passe tes messageries (gmail, slack, whatsapp, sms, etc.) sur Franz. Traite tes messages 2 fois / jour et… PAS PLUS ! (Ça demande de la rigueur, mais ça change la vie.)
Si ça prend moins de 5 minutes à traiter, traite-le maintenant, ne l’ajoute pas à ta TO-DO (ex. le mail refermé … tu l’as lu, tu le traites). Monitore ton temps pour apprendre à mieux calibrer tes créneaux de production. Sois honnête sur le temps que tu vas passer à réaliser une tâche (Loi de Murphy : toute chose prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu).
Les 5 outils incontournables pour gagner du temps
- Calendly ou les nouvelles fonctionnalités de Google Agenda : pour prendre RDV sans 15 000 aller-retours de mails.
- Dashlane (extension navigateur) : pour ne plus chercher des mots de passe.
- Notion : pour capitaliser/mutualiser sur le knowledge management.
- Franz : pour éviter les distractions de tes messages.
- Features gmail « templates » et « send later ».
Le Pareto idéal : apprends à déléguer ou à automatiser
La loi de Pareto dans le travail : 20% des actions que tu effectues servent 80% de tes objectifs de résultats. Beaucoup de tâches ne servent pas stratégiquement, apprends donc à les déléguer ou à les automatiser.
Il est essentiel de toujours penser à optimiser son travail. Si tu dois effectuer une tâche plus de deux fois, alors réfléchis à un moyen de l’automatiser ou de la déléguer.
Exemples : Pour l’envoi d’un mail récurrent, crée un template gmail. Pour prendre RDV avec des partenaires, envoie ton Calendly/lien Google Agenda pour éviter les échanges de mail. Pour créer une formation pour plusieurs cibles différentes, utilise notion pour pouvoir synchroniser des paragraphes et faciliter l’accès à l’information. Pour gérer la logistique, formalise et passe à quelqu’un en stage puis re-formalise derrière pour que tu passes moins de temps ensuite avec prochains stagiaires.
La gestion des rituels (ou comment éviter la réunionnite ?)
Le « mal du siècle » selon certains managers… le temps passé en réunions parfois inutiles peut complètement tuer ta productivité, mais aussi la rentabilité de l’entreprise. C’est la « culture business » : ce sont les marges des prestations clients qui financent les temps de réunion (hors réunions dédiées au projet) donc si on y passe trop de temps… on travaille gratis, voire on est déficitaires à la fin de l’année. Sans compter le sentiment d’avoir rempli sa journée, mais de n’avoir rien fait avancer pour sa mission.
Prépare tes réunions : définis l’objectif, prépare-les en amont pour que ça soit efficace (beaucoup de points hebdo ne sont pas préparés), envoie l’ordre du jour en amont, questionne quand on te cale une réunion : de quoi tu veux parler ? Souvent c’est de la paresse de la part de la personne qui ne veut pas le formaliser par écrit ! Enfin, reprends la réunion à la sortie.
Pour toutes les bonnes pratiques : POOPS 💩. Pilote (owner de la réunion). Objectifs. Ordre du jour. Préparation. Salle.
Re-questionne régulièrement tes rituels : Sont-ils nécessaires ? Sont-ils efficaces ? Es-tu indispensable ? Ces rituels t’aident-ils à accomplir tes missions ? L’ordre du jour est-il clair ? Les objectifs aussi ? Cette réunion a-t-elle toujours un intérêt pour toi ?
Quitte à participer, sois vraiment présent·e. Respecte le temps de tes collègues. Ne fais pas autre chose en parallèle des réunions, active le mode « écoute active », prends des notes pour intégrer les infos et partage le compte-rendu à la fin. Sois ponctuel·le et viens préparé·e !
Calcule le temps passé en réunion. Cette pratique permet de se rendre compte du temps passé chaque mois en réunion (donc pas en production/exécution). Assez marquant si tu t’amuses à multiplier ce temps par ton taux horaire… En général, on revoit ses priorités après ça !
Pour aller plus loin – Les livres à lire
La semaine de 4h, Timothy Ferriss
La 25ème heure, Guillaume Declair, Bao Dinh, Jérôme Dumont
De zéro à 1, Peter Thiel
