Les webinars sont légion. Devenus un must-have pour s’adresser à un groupe de personnes, peu importe leur lieu de vie ou leur fuseau horaire, ils peuvent aussi être sacrément soporifiques. Mais reste là, on te donne la recette magique pour organiser un webinaire fédérateur et efficace !
Un webinar est bien souvent la petite marche intermédiaire indispensable pour arriver à tes objectifs en termes de création de communauté. Il peut avoir pour fonction de présenter des informations pour de futurs bénévoles, être un moyen d’entrer en contact avec tes futurs utilisateurs ou utilisatrices mais aussi servir à dialoguer avec tes clients ou clientes… la liste des utilisations du webinar est longue. Ce qu’on te propose, dans cette ressource, c’est de nous concentrer sur les webinars qui ont pour objectif d’enclencher une action de ta cible.
Un bon webinar, c’est 3 ingrédients :
1. Des participant·es qui correspondent à ta cible.
2. De l’interaction.
3. Des actions post-webinar qui correspondent à ton objectif
Les 6 étapes clés pour préparer et animer ton webinar
Étape 1 : Cadrer le webinar
Définis la cible précise du webinar. Qui sont les personnes que tu veux voir autour de la table ? Cette question est clé pour bien cibler et trouver tes participant·es (cf étape 3). Exemple : Tu cherches des participant·es à un programme : quels sont leurs centres d’intérêt ? Quel est le niveau de disponibilité requis ? Quelle zone géographique ? Si tu cherches des professionnel·les de la petite enfance pour suivre ton programme de formation : quelle ancienneté ? Quels défis rencontrés ?
Quelle est l’action que tu souhaites que tes participant·es effectuent à l’issue du webinar ? Cette question va déterminer l’objectif et le déroulé de ton webinar. C’est essentiel de la préciser dès le début. Exemple : Achat de la formation, inscription à un programme, téléchargement d’une application, etc.
Quel est le sujet / la thématique du webinar ? Le sujet doit être en lien avec les besoins de ta cible (un problème pressant et propre à sa situation). Lors du webinar, tu présenteras comment répondre à ces besoins avec ta solution. Plus le sujet est spécifique, plus il a de chance d’attirer ta cible et donc de répondre à un besoin urgent. Le piège consiste à chercher à vouloir toucher un maximum de personnes et à proposer un sujet “tiède” pour tout le monde, qui ne provoquera pas l’action escomptée à l’issue du webinar.
Quelle est ton ambition avec ce webinar ? 3 indicateurs sont à définir : le nombre d’inscrit·es, le nombre de participant·es (il y a généralement entre 30 et 50% de no show à un webinar) et le nombre d’actions menées après le webinar (achat, inscription etc.). Ce sont les indicateurs que tu vas suivre pour pousser le “recrutement” (avec l’aide de ton équipe). Entre-les dans un tableau qui vous suivra dans le temps.
Pour ton premier webinar, tu ne sauras sans doute pas quel indicateur choisir, c’est normal ! Mets des chiffres ambitieux et réalistes, qui te motivent. Au fur et à mesure de la répétition des webinars, tu amélioreras leur précision !
Étape 2 : Publier le webinar
Choisis le titre du webinar. Il doit être au plus proche du problème rencontré par la cible. Un bon moyen d’être sûr·e de ne pas se planter : utilise les mots et phrases employés par tes client·es ou cibles quand ils ou elles parlent de leur problème.
Exemple avec un titre qui correspond au problème rencontré : Sobriété en entreprise, par où on commence ? Un contre-exemple aurait été : “mobiliser les collaborateurs pour la sobriété” (on se serait juste concentrés sur la solution, et pas sur le problème rencontré par les entreprises : elles ne savent pas où commencer)
Choisis un horaire. Repars de ta cible. Quelle heure lui conviendrait le mieux ? En cas de doute, demande-lui !
Choisis un visuel. Fais un visuel qui illustre le problème, attire l’attention par le côté décalé, drôle, etc.
Créé un lien de connexion Exemple de plateformes : zoom, meet, livestorm, etc.
Choisis une plateforme d’inscription Plusieurs options : via events.makesense.org ou via ta plateforme d’appel (avec des systèmes de ticketing)
Étape 3 : Recruter des participant·es au webinar
Où se trouve ma cible ? Dans quels espaces physiques (écoles, marchés, quartiers, entreprises, coworking, etc.) ? Dans quels espaces en ligne (newsletter spécifique, membre d’un groupe Facebook, actif sur Linkedin etc.)? Quels sont les relais d’influence en lien avec elle (leader religieux, un influenceur, etc.) ? Tu pourras partager ton webinar via tous ces canaux pour inviter ta cible.
Une fois les premiers participant·es inscrit·es, envoie un email pour les remercier de l’inscription, te présenter et dire que tu as hâte d’y être ou de faire leur connaissance. Encourage-les à diffuser le webinar à des personnes qu’ils connaissent qui auraient le même problème qu’eux.
Comment faire pour augmenter le nombre d’inscrits ? On repart du chiffre fixé pour le nombre de participants (cf. étape 1). Toi (oui, toi), tu es en charge de faire grimper le compteur. Pour cela, il est important de suivre le nombre d’inscrits au jour le jour, le partager à l’équipe et encourager tous les jours, tout le monde à repartager. Ensemble, vous trouverez plein d’idées pour atteindre votre objectif !
Étape 4 : Préparer le webinar
Prépare un déroulé. En général, l’accueil se déroule sur les 5 premières minutes, le temps que tout le monde puisse se connecter. Ce temps peut être occupé par des discussions informelles, par du partage de bonnes nouvelles professionnelles, par un petit jeu selon qui est connecté. Tu peux ensuite présenter le déroulé, préciser qui prendra la parole, si un temps de questions-réponses est prévu etc.
Envoie un message de rappel à J-1. C’est la dernière occasion de partager ton enthousiasme et de redonner des informations pratiques : rappel de l’heure, invitation à se connecter 5 minutes avant afin de commencer à l’heure, partage des infos de connexion…
Étape 5 : Animer le webinar
Il y a pas mal de techniques à utiliser pour accueillir les participants et participantes de ton webinar, comment commencer avec un icebreaker adapté en fonction du type d’énergie et de sollicitation demandée pendant la session. Si la session regroupe beaucoup de participants et participantes, le mieux est de les faire échanger directement par le chat, ou de participer à la séquence de questions-réponses si tu en as prévu une.
Une bonne chose à faire est d’alterner les moments d’information/diffusion de support et les moments d’échanges. Il faut aussi éviter les slides et les supports avec trop de texte qui poussent à lire plutôt qu’à échanger. Pour pousser à l’échange, il ne faut surtout pas hésiter à interpeller ou à donner la parole aux participant·es qui pourraient s’exprimer sur le chat
Surtout n’oublie pas le call to action qui correspond à ton objectif : le plus efficace est de le faire faire pendant le webinar (exemple : “levez la main si vous voulez vous inscrire”, “remplissez ce formulaire”, ou encore “téléchargez l’application”).
Étape 6 : Suivi post–webinar
Remercie les participant·es en envoyant un mail de remerciement dans la foulée (le lendemain au plus tard). Si tu le peux, n’hésite pas à repartager des points clés qui ont été évoqués/ partagés pendant le webinar : “Ensemble, nous avons vu que…” “Par son témoignage, Stéphanie nous a fait comprendre que…” Remets les liens pour faciliter les actions, vers le formulaire d’inscription, le lien pour tester ta solution, etc. En fonction de ton audience, tu peux aussi proposer aux participant·s de partager des axes d’amélioration ! N’oublie pas d’effectuer un suivi individuel des participant·es, particulièrement pour celles et ceux qui ont manifesté un intérêt. Tu peux ensuite reporter tes indicateurs dans ton fichier de suivi, les mêmes indicateurs que ceux définis au début (inscrits, participants, actions).
Note les améliorations possibles. Pour ton prochain webinar, que peux-tu améliorer pour le recrutement ? Le thème ? L’animation en ligne ? Ajoute autant d’éléments clés qui te seront utiles pour la suite !
