Comme dans un couple il y a des hauts et des bas. vous avez forcément vécu des moments de tension avec votre associé·e et si ce n’est pas encore le cas… spoiler alert ! vous allez en vivre. Mais la bonne nouvelle c’est que vous pouvez désamorcer ça avec une bonne communication : on peut tout se dire quand on se le dit bien. Apprendre à communiquer est donc indispensable.

Faire un bon feedback

Pourquoi c’est important ?

  • Le feedback est le meilleur moyen d’éviter qu’une situation se dégrade
  • Il permet maintenir le bien être au travail des salariés et avoir une bonne ambiance en interne : des feedbacks réguliers permettent de se sentir valorisé·e s’ils sont positifs, d’exprimer un besoin ou un ressenti (et d’éviter les frustrations) mais aussi de ne pas interpréter la réaction de ses collègues et certaines situations (risque de quiproquo)
  • Il permet de mettre en place une culture du conflit saine : le désaccord fait avancer.

Le cadre du feedback

  • Faire des feedbacks réguliers
  • Le faire pendant des points dédiés (dissocié de l’opérationnel sinon ça saute!)

Le feedback “interpersonnel”

Idéal quand on a besoin d’exprimer un ressenti ou une frustration. iI se fait en 5 étapes : 

  1. Observation
  2. Emotion
  3. Besoin
  4. Demande
  5. Engagement

1) Observation

Cette étape consiste à exprimer la situation sans la juger. Décris des fais (vus/entendus) de la manière la plus objective possible. Attention à bien te demander si tu décris la situation de manière neutre et objective.

2) Émotions / ressentis

Explique comment telle ou telle situation t’a fait te sentir et partage tes émotions et sentiment. Attention à bien parler en son “je”. On évite de dire “tu m’as énervé”, on préferera “j’ai été énervé” → ce n’est pas un jugement, c’est un partage de ressentis. La formulation est importante car on ne peut pas remettre en question un ressenti (tu es souverain·e quand tu exprimes tes émotions!)

3) Besoins

L’objectif de cette étape est d’identifier et exprimer son besoin non répondu qui a provoqué ton ressenti ou ton émotion.

4) Formuler une demande

L’idée est d’explorer des solutions ensemble et de formuler une demande concrète claire. La demande doit être positive : formuler ce que tu veux (et non ce que tu ne veux pas).

5) Engagement mutuel

C’est une partie que l’on a tendance à oublier, il faut donc y faire attention. N’hésitez pas à planifier ensemble un prochain petit pas, facile et réalisable. Engagez-vous à la mise en action, concrètement et remerciez-vous mutuellement.

🌟 La phrase magique pour ne pas oublier ce que l’on vient d’écrire

Quand …. (situation) Je me sens…. (émotion / ressenti) J’ai besoin… (besoin) Pourrais-tu, pourrait-on …? (demande) Je m’engage à… Tu t’engages à… Faisons… (engagement)

Le feedback opérationnel

Il intervient lorsqu’une situation opérationnelle mérite d’être améliorée. Il se fait également en 5 étapes (Oscar) :

  1. Observation
  2. Situation
  3. Conséquence
  4. Alternative
  5. Résultat

1) Observation

Pars toujours d’un fait précis. Observe la situation ou le comportement sans les juger et livre un résumé court de ton observation.

2) Situation

Décris des faits (vus / entendus…) correspondant à ton observation et donne un ou plusieurs exemples précis, concrets, pertinents.

3) Conséquence(s)

Pense aux conséquences / effets de la situation : sur la personne, sur les autres, sur le projet, l’organisation… Reste objectif·ve le plus possible et parle en ton “je”. Vérifie que ton interlocuteur·ice comprend et partage le constat de ces conséquences.

4) Alternative

Propose une ou plusieurs alternatives au comportement observé. Laisse la place à ton interlocuteur·ice pour proposer une ou plusieurs autres alternatives. Explorez des solutions ensemble

5) Résultat

Explique le résultat de l’alternative proposée (liste des bénéfices). S’il y a plusieurs alternatives, la liste des bénéfices de chacune d’entre elles permettra de choisir la meilleure. N’oubliez surtout pas de vous engager à la mise en action, concrètement et remerciez-vous mutuellement.

🌟 La phrase magique pour ne pas oublier ce que l’on vient d’écrire

J’ai observé que… (observation) Par exemple… (situation) La conséquence de cela, selon moi, c’est … (conséquence) A la place, tu pourrais / pourrais-tu…?Souhaites-tu proposer une autre alternative ? (alternative) Cela permettrait de… (résultat). Faisons… (bonus engagement)

Quelques conseils pour faire un feedback

  1. Prépare ton feedback seul·e et à l’avance !
  2. Demande consentement et disponibilité : le consentement est primordial, ton interlocuteur·ice doit être disponible et ouvert·e
  3. Face à face, à deux : par téléphone seulement s’il est impossible de faire autrement. Dans un espace confidentiel, propice à la confiance. Dans l’idéal dans un cadre différent de celui du travail
  4. En cas de conflit, laisse-toi le temps de décompresser !
  5. Ne repousse pas l’échéance (n’attend pas plus de deux semaines)
    • Donne ton feedback tant que la situation est claire et que tu es motivé·e ! (au bout d’un moment on peut ne plus voir l’intérêt).
    • Le risque de le faire trop tard est de finir par exploser
  6. Fais un seul feedback à la fois
    • D’où l’importance de faire son feedback tôt pour éviter que la situation d’envenime et que tu aies plusieurs feedbacks à faire
    • Ne pratique surtout pas l’effet sandwich 🥪 (risque : tendance à minimiser, certains feedbacks ne seront pas retenus : soit les feedbacks positifs passeront comme une manière de mettre de la pommade, soit les constructifs seront minimisés)`
  7. Fais attention aux faux feedbacks (= feedbacks de préférence) : n’oublie pas que les feedbacks sont fais pour faire progresser l’autre et non pas pour communiquer/imposer une préférence de votre part !
  8. Parle en ton “je” : le feedback permet d’exprimer ton avis, tes sentiments. Pour pas que ça ne paraisse comme un jugement il est important de t’exprimer en ton nom.

Préparer ton feedback

Les questions que tu peux te poser pour t’aider :

  • Quelle est ton intention lorsque tu partages ce feedback ?
  • Quelle serait une issue favorable à ce feedback ?
  • Quelle était la situation concrète qui nécessite le feedback ?
  • Quel a été l’impact de ce comportement sur toi / d’autres ? (attention aux suppositions)
  • Quels sont les éléments factuels qui soutiennent ce que tu dis ?
  • Si tu te sens chargée émotionnellement par la situation : comment peux-tu te préparer à cette situation ?
  • Par quelle phrase vas-tu commencer ce feedback ?
  • Quand / où allez-vous avoir cette conversation ?
  • Comment la personne pourrait-elle réagir ? Comment peux-tu t’y préparer ?

Comment recevoir un feedback ?

Écoute l’information sans jugement

Ne pas oublier les différences de perception, ne fait pas de supposition prends l’info telle quelle est, pas plus ni moins. Il faut faire preuve de patience et écouter, tu pourras réagir par la suite.

Demande des explications

Si besoin pose des questions pour clarifier et reformule pour être sûr·e d’avoir bien compris.

Accepte l’information

Il ne s’agit pas d’une accusation, ne prend pas personnellement et ne te justifie pas. Donne du crédit à ton interlocuteur·ice, chacun ses ressentis! Ne minimise pas, ne conteste pas après avoir clarifié.

Aie de la gratitude

Pense à ce que ce retour t’apporte (pour toi, pour tes relations avec la personne).

Le feedback est un cadeau :

S’il est positif, il permet de se sentir valorisé. S’il est constructif il permet de s’améliorer, de mieux connaître et prendre en compte les besoins des autres.

Mettre en place un cadre propice

Une bonne pratique à adopter entre fondateurs est le “Love You, Fuck You”. À ne pas prendre au sens littéral, le LYFY (recommandé par nos copains de Fly The Nest, expert en organisation managériale) est un moment dédié de feedback entre fondateurs. Prenez un temps loin du bureau et partagez honnêtement ce que vous appréciez chez l’autre et ce qui vous irrite. Interdiction de se justifier pour celui qui reçoit le feedback, seulement d’explorer des pistes de solutions.

Les objectifs 

  • permettre aux associés (mais également aux fondateurs avec leurs principaux·ales managers) de se dire franchement les choses dans un cadre protégé
  • désamorcer des conflits potentiels reposant sur des mauvaises lectures situationnelles
  • obtenir des clés pour se développer soi-même
  • créer de la confiance et une qualité de communication pour mieux gérer les situations délicates

Le cadre 

Qui ?

  • Le LYFY n’est pas à tenter avec les plus juniors de vos équipes ou des personnes que vous connaissez peu. Il est essentiel d’avoir instauré une relation de confiance auparavant.
  • Le nombre de participant·es doit être limité (au grand maximum 4 personnes) et attention car cela peut être des moments difficiles à vivre 😬

Où ?

  • Si possible en dehors du bureau dans un lieu neutre
  • Un lieu calme, où vous pouvez parler librement

À quelle fréquence ?

  • Autant que nécessaire pour construire et nourrir la relation, offrez-vous ce temps régulièrement
  • On recommande une fois par trimestre en général, mais vous sentirez très vite si vous avez besoin de plus ou moins

La méthodologie 

  • Une fois posés dans un lieu calme, prenez 5 minutes chacun·e pour lister :
    • Ce que vous appréciez chez l’autre (honnêtement et sans fioriture)
    • Ce qui vous irrite chez l’autre (pas de reproche, c’est votre ressenti, pas des vérités générales)
    • Votre besoin pour “gommer” les irritants évoqués

☝️ Au lieu de dire : “Tu n’arrêtes pas d’oublier les trucs que je te demande de faire, tu n’as aucune mémoire ou tu le fais exprès pauv’ tâche !” Dis plutôt : “Quand tu oublies de faire quelque chose que je t’ai demandé plus tôt, je me sens inutile et pas écouté·e, c’est blessant”. Et le besoin exprimé : “Si tu n’as pas le temps de faire ce que j’ai demandé, dis-le moi dès le départ et nous ré-évaluons ensemble la répartition de tâches”.

Un ressenti n’est pas un jugement et donc la personne qui reçoit n’a pas à être blessé·e mais peut rectifier la situation/attitude générant ce sentiment.

  • Faites ce travail pour chacun des participants
  • Lors du tour de table, chacun·e va recevoir les feedback préparés (appréciations et irritants) des autres personnes.
  • Tu ne te justifies pas, tu prends note.
  • Tu ne t’énerves pas, ne juges pas le feedback. Tu prends note.
  • À la fin, tu peux simplement proposer des solutions pour répondre aux besoins exprimés.
  • Vous pouvez vous féliciter pour cette discussion à cœur ouvert et aller prendre un godet ou autre activité plaisante.

Et après ? 

  • Fixez la date pour le prochain LYFY
  • Répétez vos engagements à faire évoluer vos postures / actions respectives pour répondre aux besoins exprimés par les autres associés
  • Si les tensions continuent de monter entre vous, faites appel au plus vite à un·e médiateur·ice. Dans la plupart des cas, si le LYFY est pris à temps, tout rentre dans l’ordre naturellement mais il peut être nécessaire parfois d’avoir une personne tierce pour accompagner une discussion

Cet article est le 1er chapitre du dossier « S’associer, mode d’emploi ». Découvre les autres articles : 

  1. Bien communiquer avec sa/son associé·e
  2. Les questions à se poser avant de s’associer
  3. La période d’essai entre associé·es
  4. Préserver sa relation dans le temps

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