C’est devenu l’incontournable de nos vies confinées : la visioconférence. Pour l’anniversaire de mamie, la réunion stratégique, le pot de départ, on se zoome, on se jitsise, on se teams, on se hangoute et parfois on galère un peu. Voici nos conseils pour gérer les trublions quand vous animez une visio. Gégé, on t’entend pas tu peux rallumer ton micro ? 

Ma dernière visio à laquelle les participant·es ont opté pour une grève de la vidéo.

Martine, le fantôme dont on n’a jamais vu le visage

Cette personne-là, on la repère du début à la fin de la réunion, c’est celle qui n’allume jamais sa caméra. On ne sait pas si c’est parce qu’elle fait la vaisselle ou parce qu’elle est encore en pyjama. Quoi qu’il en soit, il n’est jamais facile d’échanger avec Belphégor…

Le conseil de Violette, spécialiste des communautés chez makesense
Certaines participantes et participants n’aiment pas allumer leur caméra parce qu’ils n’ont pas envie de dévoiler leur intimité (ou d’exposer le linge qui sèche derrière eux). D’autres en ont marre de voir leur tête toute la journée à l’écran. Proposez-leur de masquer leur propre image (les intéressé·es ne se voient plus à l’écran mais les autres participant·es si). Sur zoom la fonction s’appelle “masque l’affichage de soi”. Vous pouvez aussi demander à votre assistance de passer en “audio seul” de temps en temps et de concentrer les moments où toutes les caméras sont allumées lors d’un brise-glace au début ou pour une photo de groupe à la fin de l’échange.  

À la fin d’une formation petite photo de groupe ou chacun et chacune montre un objet à la caméra qui symbolise son état d’esprit 

Jean-Pierre, celui qui a un micro qui ne marche pas depuis le début de la crise du covid

Ah les problèmes techniques, il n’y a rien de pire pour plomber une réunion et rendre difficiles les échanges avec les participant·es. 

Le conseil de Violette – Prévoir c’est gérer, disait ma grand-mère. L’anticipation peut vous sortir de ce mauvais pas. Vous pouvez envoyer un mail la veille aux intéressé·es ou écrire dans l’invitation que cette réunion sera interactive et nécessitera un micro en état de marche. Dans tous les cas, il ne faudra jamais exclure un·e participant·e sans micro mais plutôt s’assurer que sa parole résonne en répétant par exemple à haute voix ce qu’il ou elle écrit dans l’onglet de conversation. 

Mon excuse préféré de 2021 pour ne pas prendre la parole 

Tom, le gars qui bosse dans son jardin et qui kiffe sa vie

On entend les oiseaux  lorsqu’il prend la parole, on voit ses pieds en éventail dans l’herbe fraîchement coupée, il a le teint frais et hâlé. Bref le télétravail réussit bien à ce participant qui se reconnecte à fond avec la nature. 

Le conseil de Violette – Repérez celles et ceux qui sont bien dans leurs baskets de télétravailleur·ses. Faites-en vos allié·es pour booster les autres participant·es. N’hésitez pas au début de l’échange dans la phase d’attente (ce moment malaisant où on ne sait jamais quoi dire) à l’interpeller et à entamer la discussion. « Mais dis donc Tom t’es où en ce moment, fais-nous un peu rêver, c’est super beau ? …”  Pendant l’échange, amusez-vous de ces décors exotiques pour permettre à l’assistance de s’évader un peu.

Vous l’avez vu en bas à droite ? 😉  

JC, celui qui s’occupe de ces enfants et dont le salon est une vraie crèche

Vous avez déjà essayé de vous concentrer quand un enfant vient toutes les 3 minutes vous montrer son nouveau jouet ? La fermeture des écoles a directement impacté le quotidien de nos participant·es qui doivent alterner entre leur rôle de parents et de professionnel·les et souvent gèrent un peu tout en même temps.

Le conseil de Violette – Les enfants font désormais partie de notre existence professionnelle, intégrons-les ! Plutôt que de faire comme si de rien n’était quand un·e de vos participant·es se fait assaillir par une tête blonde, profitez de l’occasion pour faire une pause et vous en amuser. Dans une de nos dernières formations nous avons carrément discuté avec une petite fille qui venait rendre visite à son père. Par ailleurs, n’hésitez pas à anticiper les réalités des participant·es pour définir un créneau horaire qui soit le plus compatible avec les réalités de chacun·e (l’heure de la sieste est un bon créneau par exemple). Vous pouvez aussi prévoir dans vos rencontres des temps de pause et organiser des événements moins longs pour permettre les breaks gazougouzous et biberons. 

Léa, celle qui ne dit jamais un mot, jamais !

Un peu comme ces élèves dont les profs n’ont jamais entendu la voix, certain·es participant·es ne répondent jamais à vos questions (et pourtant elles sont diablement pertinentes). 

Le conseil de Violette – Au début de la réunion, posez bien le cadre, rappelez les notions de co-responsabilité et d’écoute. Vous pouvez également prendre 30 secondes pour demander à chacun·e de fermer les onglets de son écran afin d’être présent·e dans les échanges. N’hésitez pas également à prévoir des tours de réaction afin que les participant·es se passent la parole et que chacun·e s’exprime au moins une fois durant la rencontre. 

Tous ces conseils vous permettront peut-être de ré-enchanter vos visios et surtout de patienter jusqu’aux retrouvailles autour d’une table (nous on a hâte). Si vous êtes fatigué·e des visios, sachez que c’est bien normal et pour savoir si vous êtes proches du zoomburnout, grâce à cinq chercheurs de Stanford, vous pouvez mesurer votre état dépressif sur la ZEF Scale. Enfin, si vous avez des questions, n’hésitez pas à venir à notre prochaine rencontre le 27 mai  : comment créer un événement pour ma communauté ?